手紙代行会社の選び方!重要ポイント等を分かりやすく解説

更新日

2024.03.31

デジタル化が進む現代において、手紙営業はインパクトが大きく、開封率の高さが注目されています。しかし、手紙を作成する時間がない、きれいな字で作成できないなどの理由から、実行できていない企業も多いのではないでしょうか。

そんな時に有効な手段の1つが手紙営業の代行サービスです。

そこで本記事では営業代行サービスkey SALESを運営する弊社が効果的な手紙営業の手法と代行サービスの選び方について詳しく解説します。

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手紙営業代行とは

手紙営業代行とは、企業の営業活動の一環として、専門的な知識と経験を持つ第三者に手紙による営業活動を委託することを指します。具体的には、企業の製品やサービス、または特定のメッセージを対象者に伝えるために、手書きや印刷した手紙を作成・送付する業務全般を担当します。これには、ターゲットとなる顧客のリスト作成、手紙のテキストの作成、封筒への投函、発送までの一連の作業が含まれます。

手紙営業代行は、デジタルメディアの普及に伴い、一時期は影を潜めましたが、近年ではその効果が見直され、再び注目を集めています。メールやSNSなどのデジタルコミュニケーションが溢れる現代社会において、手紙による営業は、そのパーソナルなアプローチと物理的な存在感で、受け取り手に強い印象を与えることができます。特に手書きの手紙は、その手間と時間、心遣いが伝わり、信頼感や親近感を呼び起こす効果があります。

しかし、手紙営業は、作成から発送までに時間と労力がかかるため、多くの企業が手間を省きたいと考え、手紙営業代行サービスを活用しています。また、専門的な知識を持つ代行業者に依頼することで、より効果的な手紙営業を展開することが可能になります。

手紙営業は新規開拓に効果的

デジタル時代とはいえ、人間の感情を直接動かす手紙営業は依然として強力な営業手法の一つです。特に新規開拓においては、メールやSNSといったデジタルツールの普及により個々のメッセージが埋もれがちな現状を打破する手段として、手紙営業は注目されています。

手紙は受け取った人に対する敬意や思いやりを示す一方で、個別のニーズや要望に応じたオーダーメイドのコミュニケーションを可能にします。その結果、受け取り手は自分だけに向けられたメッセージとして手紙を受け取り、より深い関心と理解を示す傾向があります。

また、手紙営業は新規顧客の信頼を築くための強力な道具でもあります。新規顧客に対して商品やサービスの価値を直接伝えることで、信頼関係を築くことが可能です。さらに、手書きのメッセージは受け取り手に強い印象を与え、他の営業手法では得られないような深いつなが

手紙営業を選ぶ理由

ここでは手紙営業を選ぶ理由について詳しく解説します。以下の理由から、手紙営業は今でも多くの企業に選ばれています。

手紙は決裁者に届きやすい

手紙営業は、その直接的かつパーソナルなアプローチにより、決裁者に対して高い到達率を誇っています。電子メールや電話といった他の営業手段に比べて、手紙は物理的な存在感があり、無視されにくいという特性を持っています。また、手紙はフォーマルなコミュニケーション手段として認識されており、ビジネスの世界では信頼性と尊重を伴います。

さらに、手紙営業は情報のオーバーロードに悩む現代社会において、一つのメッセージを効果的に伝える手段として優れています。デジタルメディアの急速な発展により、私たちは日々無数の情報にさらされています。その中で、手紙は一対一のコミュニケーションを提供し、受け取り手に対して深い印象を与えることができます。

また、手紙営業はターゲットとなる顧客を細かくセグメント化し、それぞれに合わせたパーソナライズされたメッセージを送ることが可能です。これにより、受け取り手は自分だけに向けられたメッセージを受け取ることになり、その結果、より深い関心と関与を引き出すことができます。

以上の理由から、手紙営業は決裁者に対する到達率が高く、その効果は他の営業手段と比較しても優れていると言えます。

開封率が高い

手紙営業を選ぶ理由の一つに、「開封率が高い」という点が挙げられます。メールやSNSを利用したデジタルマーケティングが主流となりつつある現代社会において、手紙は一見古臭い手法とも思えるかもしれません。しかし、その開封率の高さから見ると、手紙営業は非常に効果的な営業手法であることがわかります。

デジタルメディアの情報は一瞬で消えてしまう儚さがありますが、手紙は物理的に存在し続け、その人の手元に長く残ることができます。そのため、受け取った人は必然的に目を通す機会が増え、開封率が高くなるのです。

また、人々は日々数多くの電子メールを受け取るため、目新しさがなくなりがちです。一方で、手紙は一般的にはそう頻繁には届かないため、新鮮さを感じることができます。これが、開封率を高める一因となっています。

さらに、手紙は直接手に取り、開ける行為自体が一種の体験になります。これは、デジタルメディアでは得られない、手紙ならではの魅力といえるでしょう。

このように、開封率の高さは手紙営業の大きな利点であり、多くのビジネスオーナーやマーケターがこの手法を選ぶ大きな理由となっています。

手紙営業代行のメリット

手紙営業代行を利用することで得られるメリットは数多くありますが、ここでは特に重要と言える3つを選んでご紹介します。これらを考慮に入れて、手紙営業代行の活用を検討してみてはいかがでしょうか。

時間と労力の削減

手紙営業代行の最大のメリットとして挙げられるのが、時間と労力の削減です。手紙営業では、新規の顧客を開拓するためには、顧客のニーズに合わせたパーソナライズされた手紙の作成、封筒への封入、投函といった一連の作業が必要となります。

これらの作業は、企業の貴重な人的リソースを消費し、他の重要なビジネス活動から時間を奪ってしまいます。それに対して、手紙営業代行を利用すれば、これらの作業をプロの代行サービスに任せることが可能となります。結果として、企業は自身の主要な業務に集中し、より多くの時間とエネルギーを節約することができます。時間と労力の削減は、ビジネスの効率化と成長に直結するため、手紙営業代行のメリットとして強調されるべき点です。

反響の分析と改善

手紙営業代行のメリットを最大限に引き出すためには、反響の分析と改善が欠かせません。反響とは、送られた手紙に対する顧客からの反応やレスポンスのことを指します。手紙営業代行会社では、これらの反響を詳細に分析し、その結果を基に改善策を立て、更なる効果を追求します。

具体的には、営業手紙の配布後、反応があった顧客からの問い合わせ内容や数、契約に至った顧客数などを集計します。これらのデータをもとに、手紙の内容や配布方法、ターゲットの見直しを行い、次回の手紙営業に生かすのです。例えば、特定の産業からの反応が良かった場合、その産業に特化した手紙を作成するなど、反響に応じた柔軟な対応が可能です。

また、手紙営業代行会社は専門的な視点から反響を分析します。顧客の反応だけでなく、手紙の内容やデザイン、配布方法など、一連のプロセス全体を見直すことで、より深い洞察を得られるのです。これらの分析と改善は、手紙営業の成功を大きく左右します。

専門的な知識と技術

手紙営業代行の大きなメリットとして、専門的な知識と技術を持ったプロによるサービスが受けられる点が挙げられます。手紙営業は一見シンプルな作業のように思えますが、実は手紙の内容やデザイン、ターゲットへの配送タイミングなど、成功にはさまざまな要素が絡み合います。これらを的確に把握し、効果的な手紙営業を展開するには、一定の知識と経験が必要となります。

そこで、手紙営業代行サービスが役立ちます。プロの代行者は、手紙営業の専門的な知識を持ち、長年の経験から得られたノウハウを活用します。市場の動向を理解し、ターゲットのニーズに対応したメッセージを作成し、さらにはタイミングを見計らった配送を行うなど、全てのプロセスを最適化します。

また、手紙営業代行サービスは、最新のマーケティング技術を駆使します。データ分析に基づくターゲティング、効果測定と改善のためのA/Bテストなど、従来の手紙営業では難しかった施策も可能になります。これらの専門的な知識と技術を利用することで、より高い成果を得ることが可能です。

手紙営業代行のデメリット

手紙営業代行には便利な面が多い一方で、必ずしも全てのビジネスに対して最適な選択とは限りません。それは、手紙営業代行が持ついくつかのデメリットが存在するからです。その中でも特に注意すべき3つのデメリットを紹介します。

コストが発生する

手紙営業代行サービスを利用する際に最初に考慮すべきデメリットとして、コストが挙げられます。手紙営業代行は、専門的な知識や経験を活かして高品質な営業手紙を提供しますが、それにはそれなりの費用が必要です。一般的には、営業手紙の作成、印刷、郵送、そしてフォローアップまで含めたパッケージプランが提供されていますが、その料金は企業の規模やニーズにより異なります。また、手紙の内容やデザインに特別な要望がある場合、追加費用が発生することもあります。

また、費用対効果を考えると、低価格の一斉メール送信やSNS広告などと比較して手紙営業代行のコストは高く見えるかもしれません。しかし、それでも手紙営業代行を選ぶ理由は、直接的なアプローチとともに受け取った相手の印象に深く残ることが期待できるからです。

パーソナライズが難しい

手紙営業の最大の魅力の一つは、受け取った相手に直接メッセージを伝えることができるという点です。しかし、これを代行サービスに頼むと、そのパーソナライズが難しくなることがデメリットとして挙げられます。具体的には、手紙の内容が一律になりがちで、特定の顧客に対する個別のアプローチが難しいという問題があります。

たとえば、特定の産業や業種、趣味や関心に応じて手紙の内容を変えることが必要な場合、手間と時間がかかるため、多くの代行サービスでは一律のメッセージを送ることが一般的です。これにより、受け取り側からすれば、自分だけに向けられたメッセージではなく、一般的な内容の手紙と感じる可能性があり、その効果を半減させてしまう可能性もあります。また、自社の商品やサービス、企業理念などを深く理解した上で書かれた手紙は、受け取り側により強い印象を与えますが、代行サービスを利用するとそのような深い理解を基にしたパーソナライズは難しいと言えます。

信頼性の問題

手紙営業代行のデメリットの一つ目は、信頼性の問題です。手紙営業代行を利用する場合、自社の重要な情報を第三者に委託することになります。

そのため、代行会社の信頼性に不安を感じる企業も少なくありません。特に、企業の敏感な情報を扱う必要がある場合や、顧客に対する手紙のトーンや内容について厳格な基準を持つ企業では、この問題は深刻になります。また、代行会社が提供するサービスの質にも疑問を持つこともあります。自社で行う場合には確認や修正が可能ですが

手紙営業代行のサービス内容

ここでは手紙営業代行のサービス内容について詳しく解説します。

手紙の代筆・発送の代行

手紙営業代行のサービス内容の一部として、手紙の代筆と発送があります。このサービスは、企業が自社で行うには手間や時間がかかる手紙作成と発送業務を代行します。代行会社の専門スタッフが、お客様のニーズや業界に合わせたオリジナルの手紙を作成し、必要に応じて手書きのメッセージを加えるなど、相手に対する思いやりを感じさせる配慮を行います。

また、手紙の発送に関しても、封筒への封入から住所の書き込み、切手の貼り付け、そして郵便局への持ち込みまでを一手に担います。大量の手紙を一度に発送する際の手間を省くだけでなく、郵便局との調整や発送日の管理なども行ってくれるため、企業としては営業活動に集中できます。

さらに、手紙の内容やデザインは企業のイメージを左右するため、プロのライターやデザイナーが作成することで、ブランドイメージを高める効果も期待できます。また、手紙は直接相手に届くため、個々の顧客へのアプローチが可能で、一対一のコミュニケーションを強める手法としても有効です。これらのサービスを通じて、手紙営業代行は企業の新規開拓や既存顧客とのコミュニケーション強化を支援します。

ターゲット選定の代行

手紙営業代行のサービス内容の一つとして欠かせないのが、ターゲット選定です。ターゲット選定とは、手紙を送るべき相手、つまり潜在的な顧客を見つけ出すプロセスを指します。このターゲット選定を行う際には、企業の商品やサービスの特性、市場状況、競合他社の動向、そして何よりも顧客のニーズや課題を理解した上で、最も効果的なアプローチが可能な人物や団体を見つけ出すことが求められます。

ターゲット選定は、手紙営業の成功を左右する重要なステップです。適切なターゲット選定が行われていないと、手紙はただの紙切れとなり、企業のリソースが無駄に消費されてしまう可能性があります。逆に、適切なターゲットを選定し、そのニーズに合った内容の手紙を送ることができれば、新規開拓の可能性は大いに広がります。

しかし、ターゲット選定には専門的な知識と経験が必要です。そのため、手紙営業代行サービスは、企業が持っている情報を基に、適切なターゲットを選定するための支援を行います。これにより、企業はターゲット選定に時間やリソースを割くことなく、主力業務に集中することができます。また、専門的な視点からターゲットを選定することで、より高い効果を期待することができます。

文章作成の代行

手紙営業代行のサービス内容として最も重要なのが、手紙の文章作成です。このサービスでは、専門のコピーライターやマーケティングの専門家がお客様の目的に合わせた手紙の文章を作成します。これには、具体的な商品やサービスの紹介、企業の特長や強み、顧客へのメリットなどを効果的に伝えるための情報が含まれます。

作成する手紙の内容は、ターゲットとなる顧客の属性やニーズによって大きく変わります。例えば、新製品の紹介を目的とした手紙では、その製品の特長や使い方、購入するメリットなどを明確に伝えることが重要です。一方、既存の顧客に向けた手紙では、感謝の意を示すとともに、新たな提案や情報を提供することが求められます。

手紙の文章作成では、単に情報を伝えるだけでなく、読者の興味を引き、行動を促すことが重要です。そのため、文章は説得力があり、読みやすく、かつ親しみやすいトーンで書かれるべきです。また、文面には企業のブランドやイメージを反映させ、信頼性を高める要素も含まれるべきです。

手紙営業代行会社は、これらの要素を全て考慮して、効果的な手紙の文章を作成します。その結果、手紙営業はより高い反応率を得ることが可能となり、新規開拓や既存顧客との関係強化に大きく寄与します。

開封支援の代行

手紙営業代行のサービス内容は多岐にわたりますが、中でも注目すべきは手紙の開封支援というサービスです。これは、見込み客が手紙を開封し、中身を確認するまでのプロセスをサポートするものです。具体的には、封筒のデザインや手紙の折り方、添付品の選び方など、開封率を高めるための戦略を提案します。開封率が高まれば、それだけメッセージが伝わる確率も上がります。

また、開封後に引き続き興味を持ってもらえるようなレイアウトや文章の工夫も行います。こうした細部まで配慮したプロのサポートにより、手紙営業の効果を最大限に引き出すことが可能となります。このようなサービスは、自社で手紙営業を行う際にはなかなか難しいかもしれませんが、手紙営業代行を利用すれば実現可能です。

手紙営業代行会社を選ぶポイント

ここでは手紙営業代行の会社を選ぶポイントについて詳しく解説します。

会社の実績と信頼性

手紙営業代行会社を選ぶ際の最初のポイントとして、その会社の実績と信頼性が挙げられます。長年の業界経験と実績がある代行会社は、その分だけ手紙営業のノウハウを蓄積していると言えます。具体的な実績数や成功事例を公開している代行会社は、その信頼性が見て取れます。

また、信頼性については、過去に提供したサービスの品質や顧客満足度も重要な指標となります。顧客の評価やレビュー、口コミをチェックすることで、その会社の信頼性を確認することが可能です。特に、手紙営業は顧客とのコミュニケーションが重要な要素となるため、その実績と信頼性はサービスの質と直結します。過去の成果や顧客の声をもとに、最適なパートナーを見つけることが成功の鍵となります。

代行内容と価格

手紙営業代行会社を選ぶ際の大切なポイントの一つ目は、その会社が提供するサービスの内容です。具体的には、手紙の作成から発送までを全て一括して行ってくれるか、または必要な部分だけを選んで依頼できるかを確認しましょう。

一方で、どのような手紙を作成するか、どの程度の頻度で発送するのかによっても、サービスの内容は異なる可能性があります。そのため、自社のニーズに合ったサービスを提供している会社を選ぶことが重要です。

二つ目のポイントは価格です。手紙営業代行を利用する目的は、新規顧客を開拓したり、既存の顧客との関係を深めたりすることですが、それにかかるコストは最小限に抑えたいところです。各代行会社の料金体系はピンキリなので、事前にしっかりと比較検討して、自社の予算に合った会社を選びましょう。

手紙のクオリティ

手紙営業代行会社を選ぶ際の一つ目のポイントは、手紙のクオリティです。まず初めに、手紙の内容や表現力が、あなたのビジネスやサービスを十分に伝えられるか確認しましょう。

手紙はあなたの会社の代表者であり、受け取った相手に対して良い印象を与えるためには、プロフェッショナルなライティングスキルが必要です。また、手紙は一方通行のコミュニケーションではなく、受け取った人が何かしらのアクションを起こすきっかけを作るツールでもあります。

そのため、手紙の中には読者に対する適切なコール・トゥ・アクションも含める必要があります。さらに、手紙の外観も重要な要素です。手書きの手紙や封筒、スタンプの選択などがレシピエント(受け取り人)に与える印象を左右します。一貫性のあるブランドイメージを維持するためにも、これらの細部にまで注意を払い、クオリティの高い手紙を作成する代行会社を選ぶことが重要です。

手紙営業代行の料金

手紙営業代行の料金は、その内容により大きく変動します。一般的には、手紙の作成から郵送までを一括して行う全包括的なサービスが提供され、その料金は数十万円から数百万円となることが多いです。この料金は、作成する手紙の量や対象となる顧客の数、手紙の内容やデザインなどによって異なります。

また、一部の代行会社では、成果報酬型の料金設定をしているところもあります。これは、手紙を送った結果得られる成果に応じて料金が決まるというもので、成功報酬型の手紙営業代行ともいえます。しかし、成果報酬型の場合、成功しなかった場合の料金が発生しないわけではありません。

最低限の料金として基本料金が設定されていることが一般的です。料金については、事前にしっかりと確認し、自社の予算に合ったサービスを選ぶことが重要です。また、料金だけでなく、サービスの質や信頼性も考慮に入れるべきです。手紙営業代行会社選びの際には、料金だけでなく、これらの点もしっかりと見極めて選ぶことが求められます。

まとめ

本記事では、新規顧客開拓に効果的な手紙営業とその代行サービスについて詳しく解説しました。具体的には、手紙営業の特徴と効果、手紙営業代行のメリット・デメリット、そしてそのサービス内容について触れてきました。

また、手紙営業代行会社を選ぶ際のポイントと、料金についても説明しました。この情報が、あなたが手紙営業代行サービスを選ぶ際の参考になれば幸いです。ビジネスチャンスを増やすためにも、手紙営業の可能性をぜひ検討してみてください。さまざまな顧客との感動的なつながりを生み出すための手法として、手紙営業は今後ますます重要性を増していくでしょう。

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